Skip to main content

IMPORT WIZARD | How to import a product database into your database - Knowledgebase / Add-ons and Backend Systems - ShopFactory Help Center

IMPORT WIZARD | How to import a product database into your database

Authors list

With ImportWizard you can convert your product database into an online shop with point-and-click ease.

ShopFactory Database Import Wizard allows you to import product data from any database with ODBC or OLE-DB Connectivity.

There is almost nothing you can not import, depending on the version of ShopFactory you have.

ImportWizard will even automatically create a department structure in your shop for you, if the products in your database have been organized into categories in your database.

If the thought of manually entering all your product details from an existing database into a new online shop sounds daunting then the Database Import Wizard is the solution you need.

The differences between ImportWizard Pro and Gold
The basic ShopFactory Pro ImportWizard can import basic product data from comma delimited data files (CSV, TXT) only. It can not import options and choices or images, for example. It is supplied with ShopFactory Pro.The ImportWizard supplied with ShopFactory Gold and Platinum can import virtually any field supported by ShopFactory from an existing database, including product options (attributes) and image paths.ImportWizard Pro can import data from many more databases. It is supplied with ShopFactory Gold and Platinum.

How to import products

Import Wizard:

If your database includes categories for the products in it or has entries which can be used as categories, then you can import products completely automatically.

In this mode the Wizard will import the products and automatically create the departments required, based on categories in your database.

If you later re-import the same products, they will be updated regardless of their location.

A department will be created for each category.

However: Each category must have a unique name for this to work. Otherwise departments will be overwriting each other. The wizard can also create sub-departments. Simply create the sub-departments by separating them from the parent department with a / . This requires ImportWizard Pro.

The uniqueness of products are determined by the "Item Number" field of the ShopFactory.

You need to map the column in the database your importing from. If any item has an empty "Item Number", Import wizard will assign a value to such item such as 'genid_xx' where xx is an integer value, and the assigned values for two of such items are distinguished from each other.

Note of caution:

Let us say you are selling computers and you have hardware for PCs and Apple. In your existing database you have categories which define a product as PC or Apple, and sub categories which state if it is software or hardware.

If you now select sub category as category for the import (after all it is the closest category describing the product), then the two departments will be joined in ShopFactory, as Import Wizard can not tell them apart since both are called Hardware) . It would need a category listing such as PC/ hardware and Apple/hardware to tell them apart — or semi manual import where you have to adjust this in ShopFactory after the import.

Semi Automatic import

Import Wizard:

This method allows you to completely control, which products go into which departments of your shop.

Start by launching ShopFactory.

Now create the department structure for your new shop (even better if you have done this on paper first). This means you create all the departments in your shop, which will contain the products.

Where necessary create sub-departments. This will make it easy for the customer to navigate to the product he is searching for.

Save the shop file.

Close ShopFactory.

When you now use the import wizard, you will import the product information directly into the departments. So in the Wizard you select the department, then you locate the products in your existing database, and click on the + button, to add the selected Products automatically to the selected department.

Import stock levels

Import Wizard:

If you have an external list of stock levels, you can easily import it into ShopFactory to update your stock levels with Import Wizard.

You only have to know the SKU (Catalog number) and the stock level available to update the stock levels of the appropriate product in ShopFactory.

See Stock control / Inventory settings.

Departments & Sub-departments

Import Wizard:

Department and Sub-departments can be specified in the database.

For a product to be imported into the sales sub-department in the test department;

'test/sales' should be the department field.

Updating information imported earlier

Import Wizard:

If you have imported product information from an existing database, you may want to at times update some of the information in ShopFactory, for example by importing only updated prices.

This works of course best in fully automatic import mode, but can also be done in semi automatic mode.

Simply open the Wizard, select the configuration file created for the first import, and go to the mapping tool.

Map the product name and if required the category, the price and any other fields which need updating. If you do not want information to be re-imported, for example because you have made changes in ShopFactory which you do not want to have overwritten, simply de-select these fields by setting the drop down menu to display the empty field.

Then continue with the import, as with a new import.

The fields that can be imported

Import Wizard:

Your ImportWizard can import most product and page information.

Below you will find a list all all supported data types.

Here you will find some sample files: Download samples file. 

Field Name                       Syntax                                                Sample                                                        Explanation

Product Name          Text                               ShopFactory Gold                                                                           Product title

Item Number                                                         Numerical-alphabet                                          2001 or SF-Gold                                                                            Catalog number / SKU  

                                                                                                                                                                                                                                                      To create sub-departments

Department Name                                                  Text                                                                Software                                                                                       separate departments with a /

                                                                                                                                                                                                                                                      such as Women/Shoes  

Product Description                                                Text                                                                A great tool to build and maintain online shops

Product Image                                                       Full path file name                                           C:\User\Spring\12Roses.jpg                                                            Import product images from  

                                                                                                                                                                                                                                                      your hard-drive into your shop

                                                                            Full path file name                                                                                                                                                Import more images for your                           

More images                                                          delimited by either                                          C:\User\Spring\flower1.jpg~|C:\User\Spring\flower2.jpg                    product from your hard-drive                   

                                                                            ~| or new line.                                                                                                                                                      into your shop.                                                                                                                                                          

Price                                                                     Floating point value                                         1000.00

Special                                                                  Text                                                               Summer Sales                                                                                 Text to announce a special

Weight                                                                  Floating point value                                         12.0                                                                                               You must use the weight unit set

                                                                                                                                                                                                                                                       up in your shop

Tax                                                                       Text                                                               GST, VTS, or My Local Tax 1                                                              Defines which tax set up in

                                                                                                                                                                                                                                                       ShopFactory will be applied

Link                                                                      Full path file name                                         C:\images\link_img.bmp                                                                    A link to a larger image or file

                                                                                                                                                                                                                                                       or URL

Link Type                                                              Integer value                                                1 = a local file, 2=a URL file                                                                 Defines if the Link item above is 

                                                                                                                                                                                                                                                        on the local computer or online

Link Caption                                                          Text                                                              Caption text                                                                                       A text caption for the larger image                                                                                                                                                  

Headline                                                               Text                                                             ShopFactory Gold is a winner

Product Visible                                                      Integer value                                                0 or 1                                                                                                  0= invisible, 1= visible

Longer description                                                Text                                                             This is a really great product and you should buy it.

Highlights                                                            Text                                                             A great feature is ImportWizard

Discount Type                                                       Integer value                                               1 0r 2                                                                                                  apply (1)discount price or (2) quantity discount

Discount Price                                                      Floating point value                                       998.00

Quantity Discount                                                (from|To|Percentage)                                    (0|10|2.5)(10|500|5.0)(500|5000|7.0)

Product code                                                       Numerical-alphabet                                      Sf_001                                                                                            A code which allows grouping products based on a specific type  

Manufacturer code                                               Numerical-alphabet                                      Nec101                                                                                          The SKU or Catalog number used by the Manufacturer                                 

Manufacturer                                                       Text                                                           Sony                                                                                              Manufacturer name

Price code                                                           Numerical-alphabet                                     2K100                                                                                            A code which allows grouping products based on a specific type                                                                                                                                                                                                                                                    for example to apply discounts

Available Quantity                                                Integer value                                              1000

Min Order Quantity                                              Integer value                                               1

Max Order Quantity                                             Integer value                                               12

Out of Stock Message                                          Text                                                            Prod A is out of stock, try again later!

Quantity Unit                                                      Text                                                            Carton, kg, lt

Allow decimal quantities 

such as 1.5                                                        Integer value                                               0=NO, 1=Yes                                                                                Defines if a product can be purchased in decimal quantities rather                                                                                                                                                                                                                                                 than in numbers only

Show Add to Basket                                           Integer value                                                0=NO, 1=Yes                                                                               If set to 0 the product is displayed but has no buy now button

EAN13                                                              EAN13 number                                             590123123457                                                                              An International product code - EAN, UPC, UCC or similar

Delivery time                                                    Text                                                             5 - 7 days                                                                                     Specify the estimated delivery time

Economy                                                          Floating Point value                                       7.2 

Air                                                                   Floating Point value                                       15.4  

Express                                                            Floating Point value                                       26.5

Product SEO Description                                    Text                                                                                                                                                                  Detailed View Meta tag description

Product SEO Keywords                                      Text                                                               shop,gadget                                                                                  Detailed View Meta tag keywords

Product HTML Title                                            Text                                                               Product 1                                                                                      Product HTML Title 

Page SEO Description                                        Text                                                                                                                                                                   Page Meta tag description

Page SEO Keywords                                          Text                                                               shop,gadget                                                                                  Page Meta tag keywords

Page HTML Title                                                Text                                                               Product HTML Title                                                                         Page HTML Title 

Product filename                                               Text                                                               candle-vanilla                                                                                Product filename

Importing Option and Choices

Import Wizard:

An example file to see how to set up a database with option & choices is "exop.xls".

This has 2 options and 3 choices for each product.

Choose the maximum number of different options available for the products and the maximum number of choices to be offered for any of these options.

For example: 1 Option & 2 Choices You will need a column for each of the following:

Option name 01                The name of first Option (eg: Size).

Option checked 01          This field is a number which controls a range of things about the option including;

                                                           If an option is shown in the shop.

                                                           if a customer must select if before ordering a product or

                                                           if it is disabled in ShopFactory after the import.

                                                     Below are the values you can use:

                                                     Option Type                                    Visible          Visible and required            Off

                                                     Drop down list (Default)                   11                    12                                10

                                                     Radio button                                   21                    22                                 20    

                                                     Text field                                        31                    32                                 30

                                                     Text Area                                        41                    42                                 40

                                                     Check box                                       51                    52                                 50                                                   


                                                      Entering the value 22 in the field will create an option which uses a radio button to select it. The option will be visible in the shop and required.  

                                                      To setup the first choice as selected: Prepend a 1 to the “Option checked” field for ImpWizard to make the First or Selected choice flag 'on' for Dropdown and Radio, and ticked for Checkbox option style. Prepend a 0 (zero) to explicitly state 

                                                      the flag should be off. It is not necessary to have this leading 0. That is, 011 is equivalent to 11. Note: Only applicable to Dropdown, Radio, and Checkbox types.

Importing product Specifications